Un kardex es un sistema de control de inventario que registra las entradas y salidas de los productos o materiales de una empresa. El kardex permite conocer en todo momento la cantidad, el valor y el movimiento de los bienes almacenados.
¿Cómo crear un kardex?
Existen diferentes formas de crear y organizar un kardex, dependiendo de las necesidades y preferencias de cada negocio. Algunas de las más comunes son:
- Kardex digital: Es un kardex que se lleva a través de un software o una aplicación informática, que facilita el registro, la actualización y la consulta de los datos. El kardex digital tiene la ventaja de automatizar los procesos, reducir los errores humanos, ahorrar espacio físico y tiempo, y generar reportes e informes con facilidad.
- Kardex físico: Es un kardex que se lleva a mano, usando fichas, libros o tarjetas, donde se anotan manualmente las entradas y salidas de los productos o materiales. El kardex físico tiene la ventaja de ser más económico, sencillo y accesible, pero también requiere más trabajo, espacio y cuidado.
¿Cómo usar un kardex?
Para usar un kardex correctamente, se deben seguir algunos pasos básicos:
- Elegir el método de valoración de inventario más adecuado para el tipo de producto o material que se maneja. Algunos de los métodos más usados son el PEPS (primeras entradas, primeras salidas), el UEPS (últimas entradas, primeras salidas) y el costo promedio.
- Registrar las entradas y salidas de los productos o materiales con la mayor precisión posible, indicando la fecha, la cantidad, el precio unitario, el valor total y el saldo final.
- Actualizar el kardex cada vez que se realice una operación de compra o venta, o cuando se produzca una variación en el inventario por pérdidas, daños o devoluciones.
- Revisar periódicamente el kardex para verificar su exactitud y coherencia con el inventario físico real.
Ventajas de usar un kardex
El uso de un kardex tiene varias ventajas para una empresa, como:
- Mejorar la gestión y el control del inventario, evitando el exceso o la escasez de productos o materiales.
- Optimizar el espacio y los recursos disponibles en el almacén, facilitando la ubicación y el manejo de los bienes almacenados.
- Aumentar la eficiencia y la rentabilidad del negocio, al reducir los costos operativos y mejorar el servicio al cliente.
- Facilitar la toma de decisiones estratégicas, al contar con información actualizada y confiable sobre el inventario.
Desventajas de usar un kardex
Sin embargo, el uso de un kardex también tiene algunas desventajas, como:
- Requerir una inversión inicial en equipos, programas o materiales para implementar el sistema de control de inventario.
- Demandar una capacitación y un seguimiento constante al personal encargado del manejo del kardex.
- Implicar un riesgo de pérdida o deterioro de la información por fallas técnicas o humanas.
Recapitulación
Un kardex es una herramienta muy útil para llevar un registro ordenado y detallado del inventario de una empresa. Sin embargo, para aprovechar al máximo sus beneficios, se debe elegir el tipo de kardex más conveniente para cada caso, y mantenerlo actualizado y revisado con frecuencia.
