Organigrama

Es una herramienta visual útil, un organigrama, que puede ayudar a los empleados a comprender cómo se organizan y operan las diferentes áreas de una organización, lo que puede facilitar la toma de decisiones y la comunicación efectiva en el lugar de trabajo

Si deseas conocer más sobre qué es un organigrama, para qué sirve, su objetivo, los diferentes tipos que existen, como representarlos y hasta que programas utilizar para crearlos, continua leyendo.

¿Qué es un organigrama y para qué sirve?

Un organigrama es una herramienta visual esencial que representa la estructura organizativa de cualquier entidad, ya sea una empresa, institución u organización. Este diagrama ilustra la relación jerárquica entre departamentos, áreas, unidades y cargos, brindando una visión clara de cómo se distribuyen las responsabilidades y funciones.

Su empleo es sumamente valioso para comprender la organización interna de una empresa. Su naturaleza gráfica lo convierte en una herramienta fácil de interpretar, permitiendo identificar cómo se divide el trabajo y cómo interactúan las distintas áreas y roles dentro de la entidad.

Al presentar de forma clara y concisa la jerarquía y responsabilidades de cada departamento, el organigrama se convierte en un instrumento facilitador para comprender la gestión de la empresa. De esta manera, se logra obtener un conocimiento profundo de la organización, sus dinámicas y el funcionamiento interno de los diferentes departamentos y áreas.

Por todo ello, se trata de una valiosa herramienta que nos brinda una panorámica completa de la estructura y operaciones de una entidad. Su poder visual y descriptivo nos permite adentrarnos en los entresijos de la organización, optimizando la comprensión de su funcionamiento y fortaleciendo la eficiencia en la toma de decisiones empresariales.

¿Cómo se representa?

Un organigrama se representa en forma de un diagrama de flujo o gráfico, donde cada nivel o jerarquía se muestra mediante una caja o figura geométrica que contiene la información correspondiente al cargo o departamento que representa. Las cajas de mayor tamaño indican puestos de mayor jerarquía, mientras que las más pequeñas representan puestos de menor nivel.

Para representar el organigrama organizacional de una empresa, se utiliza un gráfico que muestra la forma en que se organizan los empleados y los departamentos de la entidad. Esta representación visual indica la posición, el rol y la relación de cada persona o unidad funcional dentro de la estructura jerárquica de la empresa. Además, muestra los canales de comunicación y la coordinación entre las distintas áreas. De esta manera, se facilita el entendimiento de la organización y se mejora su gestión y rendimiento.

Al crear un organigrama, es importante considerar los siguientes pasos clave:

1. Identificar los diferentes niveles jerárquicos y departamentos de la empresa.
2. Asignar a cada nivel o departamento una caja o figura en el organigrama.
3. Conectar las cajas o figuras con líneas que representen las relaciones y líneas de comunicación entre los diferentes niveles y departamentos.
4. Incluir la información relevante en cada caja o figura, como el nombre del cargo o departamento y, en algunos casos, la foto o el nombre de la persona que ocupa ese puesto.
5. Revisar y ajustar el organigrama según sea necesario para reflejar con precisión la estructura y jerarquía de la empresa.

Así, tenemos que los organigramas se representan visualmente mediante diagramas de flujo o gráficos. Cada nivel o jerarquía se muestra con una caja o figura geométrica, donde las más grandes indican puestos de mayor jerarquía y las más pequeñas representan puestos de menor nivel.

Esta representación visual del organigrama organizacional de una empresa refleja la posición, el rol y la relación de cada persona o unidad funcional, facilitando la comprensión de la estructura jerárquica y mejorando la gestión y rendimiento de la organización.

Es importante seguir pasos clave, como identificar los niveles jerárquicos y departamentos, conectar las cajas con líneas que representen las relaciones y canales de comunicación, e incluir información relevante en cada caja o figura para reflejar con precisión la estructura de la empresa.

Objetivos

El objetivo principal de un organigrama es proporcionar una representación clara y precisa de la estructura organizativa de una empresa u organización, ayudando a los empleados a entender su lugar en la jerarquía y a visualizar la relación entre los diferentes departamentos y áreas de la organización.

Además, pueden ser útiles para los gerentes, administradores o líderes de la empresa, ya que les permiten comprender la estructura de su organización y tomar decisiones importantes, como la asignación de responsabilidades, la creación de nuevos departamentos, la eliminación de roles redundantes, etc.

También pueden ayudar a mejorar la comunicación interna de la empresa. Al proporcionar una representación visual clara de la estructura organizativa, los empleados pueden entender mejor cómo funciona la organización, cuáles son sus roles y responsabilidades, y a quién deben reportar en caso de dudas o problemas.

Esto puede ayudar a evitar confusiones y malentendidos entre los empleados, mejorando así la eficiencia y productividad en el lugar de trabajo.

Tipos de organigramas

El organigrama organizacional de una empresa representa principalmente la estructura jerárquica de una empresa de manera visual y ordenada. Utiliza cajas o figuras para mostrar los diferentes niveles y departamentos, indicando la jerarquía y las responsabilidades. Esto facilita la comprensión de la organización, mejora la gestión y promueve la comunicación efectiva.

Existen diferentes tipos de organigramas según la representación. Algunos de los tipos más utilizados son:

• Organigrama funcional o estructural: Muestra la estructura de la organización basada en las funciones y responsabilidades de cada departamento o área. Es uno de los más utilizados y refleja de manera clara las funciones de cada nivel jerárquico;
• Vertical o jerárquico: Representa la estructura jerárquica de la organización, mostrando la relación de autoridad y supervisión de arriba hacia abajo. Es útil para visualizar la cadena de mando y las líneas de comunicación dentro de la empresa;
• Horizontal: Se enfoca en la agrupación de empleados o departamentos según funciones similares o proyectos específicos. Es útil para visualizar la relación entre los diferentes departamentos y cómo se interrelacionan;
• Organigrama basado en equipos: Es una forma de organización que muestra cómo los empleados se agrupan en equipos autónomos y multifuncionales para trabajar hacia un objetivo común. En lugar de una jerarquía estricta, se fomenta la colaboración y la toma de decisiones conjunta. Este enfoque flexible y ágil permite una mayor adaptabilidad organizativa de una empresa.
• Matricial: Se utiliza en organizaciones donde los empleados tienen responsabilidades en diferentes áreas o proyectos. Permite visualizar tanto la estructura funcional como las relaciones de proyectos;
• Circular: Representa la organización en forma de círculos concéntricos, mostrando la importancia de cada miembro en el centro y los niveles jerárquicos en anillos externos;
• Radial: Se organiza alrededor de una figura central, como el CEO o fundador, con distintas áreas o departamentos conectados a él;
• Divisional: Se basa en la división de la organización en unidades autónomas o divisiones, cada una con su propia estructura interna;
• Mixto: Combina diferentes estilos y estructuras según las necesidades de la empresa.

Cada tipo de organigrama tiene sus propias ventajas y se selecciona en función de la cultura, tamaño y complejidad de la organización, así como de sus objetivos y preferencias para presentar la información de manera clara y eficiente. Es importante seleccionar el adecuado para representar de manera clara y efectiva la estructura y jerarquía de la empresa.

Ejemplos de organigramas

Existen diferentes tipos de organigramas, según el criterio y el propósito que se quiera mostrar, algunos ejemplos son:

• El organigrama vertical de un restaurante puede mostrar los niveles de autoridad y responsabilidad de cada puesto, desde el gerente general hasta los meseros y cocineros.
  • Un organigrama con 5 niveles jerárquicos podría tener la siguiente forma:
    1. Gerente general
    2. Director de operaciones
    3. Jefe de cocina
    4. Jefe de sala
    5. Meseros y cocineros
• Un organigrama horizontal, en cambio, muestra las relaciones funcionales y de coordinación entre las distintas áreas o departamentos de una organización.
  • Un organigrama horizontal de un hotel 4 estrellas podría mostrar las siguientes áreas:
    • Recepción,
    • Reservas,
    • Habitaciones,
    • Alimentos y bebidas,
    • Mantenimiento y
    • Administración.
• Un organigrama matricial combina los criterios vertical y horizontal, y muestra los equipos multidisciplinarios que se forman para realizar proyectos específicos.
  • Un organigrama matricial de un hospital general de México podría mostrar los siguientes equipos:
    • Equipo 1: Cirugía cardiovascular,
    • Equipo 2: Oncología,
    • Equipo 3: Neurología y
    • Equipo 4: Pediatría
    • Cada equipo estaría integrado por médicos, enfermeras, técnicos y administrativos de diferentes áreas o departamentos del hospital.
• Un organigrama institucional muestra la estructura de una entidad pública o privada. El organigrama de algún instituto como puede ser el el Instituto Nacional de Cardiología Ignacio Chávez podría mostrar los siguientes elementos:
  • Dirección general
  • Dirección de contabilidad – Dirección de Recursos Humanos – Dirección Relaciones publicas.
• Un organigrama judicial muestra la estructura y la competencia de los órganos jurisdiccionales que integran un sistema de justicia. Por ejemplo, un organigrama judicial de los juzgados de distrito en México podría mostrar los siguientes órganos:
  • Pleno del Consejo de la Judicatura Federal
  • Presidente del Consejo
  • Secretario Ejecutivo
  • Comisión Permanente
  • Comisiones Especiales
  • Juzgados de Distrito
  • Jueces Federales
  • Secretarios Judiciales
  • Actuarios Judiciales
  • Cada juzgado de distrito tiene competencia para conocer de asuntos penales, civiles, administrativos o laborales, según su especialización.
• Un organigrama de alguna delegación o alcaldía como puede ser la alcaldía Álvaro Obregón muestra la estructura y las funciones de las autoridades y dependencias que conforman el gobierno municipal de esta demarcación territorial en la Ciudad de México. Este tipo de organigrama podría mostrar los siguientes órganos:
  • Alcalde o Alcaldesa,
  • Concejo Alcaldía Álvaro Obregón,
  • Dirección General Jurídica y Gobierno,
  • Dirección General Administración y Finanzas,
  • Dirección General Desarrollo Social,
  • Dirección General Obras Públicas y Desarrollo Urbano, y
  • Dirección General Servicios Urbanos y Sustentabilidad.
  • Cada dirección general tiene a su cargo diversas áreas o unidades administrativas que se encargan de ejecutar las políticas públicas y los programas sociales del gobierno municipal.
• Un organigrama de un banco, como puede ser el Banco del Bienestar, muestra la estructura y las funciones de las autoridades y dependencias que conforman esta institución bancaria del Estado mexicano. El organigrama del Banco del Bienestar podría mostrar los siguientes órganos:
  • Director General,
  • Dirección General Adjunta Banca Social,
  • Dirección General Adjunta Finanzas,
  • Dirección General Adjunta Crédito y Garantías,
  • Dirección General Adjunta Inclusión Financiera,
  • Dirección General Adjunta Tecnología y Operación,
  • Dirección General Adjunta Jurídica,
  • Dirección General Adjunta Estrategia Corporativa, y
  • Dirección General Adjunta Administración.
  • Cada dirección general adjunta tiene a su cargo diversas direcciones, subdirecciones y gerencias que se encargan de ofrecer productos y servicios financieros a la población, especialmente a la más vulnerable y marginada.

Estos son unos simples y sencillos ejemplos de posibles tipos de organigramas, que pueden variar por diversos aspectos particulares de cada organización.

Programas para crear o diseñar organigramas

Existen varios programas informáticos que se pueden utilizar para crear organigramas de manera rápida y sencilla. Aquí tienes una tabla con algunos de los programas más populares para crearlos.

Programa	Descripción
Microsoft Visio	Programa utilizado para crear diagramas de todo tipo, incluyendo los que muestran la estructura de una organización. Ofrece herramientas y plantillas para personalizarlos.
Lucidchart	Programa en línea que permite crear organigramas, diagramas de flujo y otros tipos de diagramas de manera colaborativa.
Creately	Herramienta en línea para crear diagramas de todo tipo, incluyendo los que representan la estructura de una organización. Dispone de plantillas y herramientas de diseño.
Gliffy	Otro programa en línea para crear organigramas y otros tipos de diagramas de forma fácil y rápida, con integraciones a Google Drive.
SmartDraw	Programa popular que ofrece una amplia variedad de plantillas y herramientas para crear diagramas de manera rápida y sencilla.

Hay muchos otros programas de diagramación disponibles en el mercado para crear organigramas. La elección del programa adecuado dependerá de las necesidades y preferencias individuales de cada persona.

Recapitulación

Un organigrama es una herramienta valiosa para entender cómo funcionan los diferentes departamentos y áreas de una organización. Los empleados pueden utilizarlo para comprender su lugar en la jerarquía de la organización, mientras que los gerentes pueden utilizarlo para tomar decisiones importantes y mejorar la eficiencia y productividad de la organización en su conjunto.